Hybride werken technologie

Covid is niet de enige verklaring, maar heeft het alleszins een serieus zetje in de rug gegeven: hybride werken wordt de arbeidscultuur van de toekomst. 9-to-5 op kantoor maakt steeds vaker plaats voor flexibel werken: flexwerkplekken, thuiskantoor, co-working spaces of satellietkantoren.

Om hier echt een succes van te maken, moet je je medewerkers natuurlijk ondersteunen met de juiste technologie.

De praktische bekommernissen van flexwerken

Zowel de gezondheidsmaatregelen rond het coronavirus als de opmars van flexibel, hybride werken roepen nieuwe vragen op.

Hoe weet ik of er een bureau of een vergaderzaal beschikbaar is als ik naar kantoor vertrek?
Zal ik een parkeerplaats hebben?
Zullen mijn collega’s er ook zijn?
Hoe zorg ik ervoor dat we bij elkaar zitten om samen te werken?
Hoe garandeer ik als leidinggevende een veilige afstand tussen medewerkers?
Hoe krijg ik als facilitair beheerder zicht op het effectieve gebruik van ruimtes in het gebouw?

Uiteraard kunnen teams afspraken maken via mail of chat of hun aanwezigheden op kantoor invoeren in een spreadsheet. Maar zulke systemen zijn tijdrovend en allesbehalve waterdicht.

Slimme technologie voor flexibele kantoren

Het Duitse BACHMANN ging met deze uitdaging aan de slag. Als premium aanbieder van digitale oplossingen in kantooromgevingen heeft het heel wat ervaring met deze materie. Zo ontwikkelde het iotspot, een vernieuwende technologie specifiek gericht op het nieuwe werken in flexibele kantoren.

Centraal in het systeem staan een gebruiksvriendelijke app en geconnecteerde IoT-apparaten.

Via de Workspace App kunnen gebruikers van thuis uit een bureau, een vergaderruimte en/of parkeerplaats reserveren. Ze zien ook of hun collega’s op kantoor zijn en waar ze zich bevinden. Zo kunnen ze samen met een collega of het team een werkplek boeken. Een handige extra, zeker in grote gebouwen, is de indoor navigatie die gebruikers snel naar de juiste plek leidt. Tot slot behoort ook integratie met de agenda in Microsoft Outlook of Google Calendar tot de mogelijkheden.

De cirkelvormige iotspot HUB staat draadloos in verbinding met de app en de sensoren. Je plaatst er eentje op elke werkplek. Het compacte toestel geeft dan door middel van een gekleurde ring aan of een bureau of ruimte vrij, gereserveerd of bezet is. Een ruimte boeken gebeurt eenvoudig via de app of door ter plaatse de hub te scannen.

De iotspot DESK2 van BACHMANN is een stekkerblok met stopcontacten, USB-aansluitingen en een ingebouwde iotspot HUB. Een zeer complete oplossing voor kantoren, met alles wat een werknemer nodig heeft.

Als prijsbewust alternatief voor deze connectoren zijn er NFC-stickers. Door een bureau uit te rusten met zo’n sticker en die te activeren, wordt de werkplek zichtbaar en klaar om te reserveren in de app. Gebruikers kunnen ze ook ter plekke boeken door de NFC-tag te scannen.

Met deze tools wordt het voor leidinggevenden of facilitaire medewerkers ook mogelijk om bureaus of vergaderzalen te blokkeren. Zo garandeer je een veilige onderlinge afstand en de juiste bezettingsgraad op kantoor.

Sensoren en dashboards voor facility management

Daarnaast zijn er iotspot-sensoren die de bezetting van een bureau of ruimte meten en die informatie weergeven in de app. Wanneer een gereserveerde kamer toch niet wordt ingenomen, zal die weer beschikbaar gesteld worden.

Andere sensoren meten dan weer parameters als luchtkwaliteit en temperatuur of het aantal personen in een ruimte. Al die data wordt verzameld en weergegeven in een dashboard op het webportaal.

Op die manier maken facilitaire beheerders en leidinggevenden onderbouwde beslissingen rond het gebruik en de indeling van kantoorruimtes.

De iotspot-modules zijn heel eenvoudig zelf te plaatsen en te activeren. De ingebouwde simkaart in elke hub zorgt voor een automatische connectie met het systeem en lokalisatie in de app.

Vander Elst is de officiële iotspot-partner. We staan je ook met veel plezier bij tijdens de configuratie van het systeem. Zo profiteren jij en je collega’s in no-time van een slimme en intuïtieve manier om in de ‘flexible office space’ van morgen te werken.